幼兒園辦公自動化系統建設方案
YEY Office2004
2004.4.1
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第一章 概述
由北京迪安世紀科技有限公司傾力開發的幼兒園辦公管理軟件是一套值得信賴的管理信息系統軟件，它是我公司經過兩年之久的對行業業務和特點的調研，與多位資深幼兒教育工作者和幼兒保健工作者的探討，多名經驗豐富的計算機軟件工程師的封閉式研發，並通過幼教專家專項評估而誕生的，是凝聚我公司全體員工心血的智慧結晶。
我公司考慮到目前幼兒園計算機的實際使用特點，自始至終將軟件定位在大眾化操作水平上，界面精美，簡單方便，追求與使用者的有機結合。本軟件定制了多種使用版本，力求適應各種不同規模的幼兒園使用。
整個軟件系統架構在幼兒園內的計算機網絡上，數據可以達到最大的共享。園長也可以通過網絡，隨時掌握園內的各種信息變化。從目前的計算機普及情況來看，大多幼兒園都有了自已的計算機，但卻沒有非常適用的管理軟件，使硬件資源得不到有效的利用。YEYOffice2003辦公軟件的出現，正好適應了市場的需要，解決了幼兒園管理中的許多問題。
第二章 業務需求分析
基于目前幼教行業的實際情況，我們的軟件在以下方面幫助幼兒園解決了手工不易完成的工作。
可以幫助幼兒園制作非常專業的帶量食譜，每張食譜都有詳細的營養分析數據，幼兒園可以將食譜張貼出來，供家長觀看，這將會體現幼兒園在幼兒營養管理上的先進性，科學性。
幫助園長解決了日常辦公的難題，很多信息都可以記錄到電腦中，在需要時可以迅速的查到，再也不會出現由于工作繁忙而丟東忘西的情況了。
幼兒的成長檔案（包括幼兒在園期間的作品圖片，活動觀察圖片或多媒體等信息）有了規範的記錄，並且能夠刻錄到光盤中，送給家長。這些資料對一個幼兒和家長來講，是非常珍貴的。一所幼兒園能做到這一點，將會是幼兒園很大的賣點。
衛生保健記錄也可以完全記錄電腦中，並交給電腦進行必要的數據分析。這樣就節省了保健醫的大量時間，數據又得到了安全的保存，並能產生規範的數據報表。
收費采用計算機化，每個幼兒應交的費用，計算機可以自動算出，收費情況園長可以從計算機上隨時查看。
第三章 軟件系統設計
針對幼兒園的工作實際，YEYOffice辦公軟件系統將分成如下功能模塊︰
園長辦公系統
幼兒成長檔案系統
營養分析系統
衛生保健系統
幼兒園收費管理
後勤管理
系統管理
第一節 園長辦公系統
園長辦公系統主要是為園長提供日常辦公的方便而設計的，此系統可以提高辦公效率和準確率。應用此系統可以使園長辦公管理工作更加有序，提高園長的科學化管理水平，同時也適應了幼兒園現代化辦公要求，使您在同行業中領先一步。
Word文檔模板
系統中提供了幼兒園園長常用的各種公文格式，這樣園長在寫文件時就不用發愁文件的格式問題了，您可以通過調用模板很輕松的制作出符合標準的各種辦公文件。
幼兒園大事記
用來記錄幼兒園發生的各種比較有影響力的事件。記錄事件發生的時間，事件名稱，具體內容，涉及人員，對本園產生的影響，記錄人，記錄時間，備注等信息。
會議記錄本
記錄園內的主要會議信息，包括開會的時間、地點、會議主要內容、參會人員、主要決議事項等內容。以上信息通過整理記錄。園長可以隨時調閱查看。
我的資料文件夾
將園長常用的規章制度、法律法規、網頁文件以及各種各樣的電子文檔添加到文件夾按一定的組織形式保存起來，只要您將有用的文檔放到文件夾中，這里將成為園長寶貴的資源庫，需要時只要按照關健字查詢，馬上就找到您需要的內容。
我的文檔
園長自已編寫的各種文件，都存放到這里，這里是您辦公的主要場所。這里將對您的文件統一管理，對編寫時間，概要信息，修改時間，文件傳給何人等進行記錄，並可隨時新增、調閱修改文件的正文。今後如要查詢您何時給何人發送過文件等信息，可以馬上查到。
文件櫃
這里記錄了您的公文流轉情況，包括您的紙質文檔存放何處，收文信息，發文信息，收文時間，文件名稱，概要描述等。這樣您在查找上級給您發來的文件時，查一下計算機，就會知道文件的來龍去脈，也會很快的找到了。
日程安排（工作備忘錄）
您可以將某一天將要做的比較重要的事情通過電子日歷記錄起來，這樣電腦就會在你要做的工作的前一天提醒您，以防您忘記的重要的事情。
工作日志
這是您的日記本，這里將會記錄您一天的工作情況，和您認為需要記載的所發生的事情。並可以在以後的日子里進行查詢。
通訊錄
您可以將您的同事，朋友，上級領導等等的通迅方式，住址、電話等情況進行登記，需要時可以很快的查詢到聯系信息。這里將是您最全的名片夾。
生日提醒
您的計算機會提前告知您，您的園丁、幼兒將要過生日了，這樣您可以很從容的為下屬員工、園內幼兒買生日禮品，舉行生日Party。這也體現了您對員工、在園幼兒的關心和愛護。
檔案管理
您幼兒園所有的檔案信息，都可以通過電腦進行統一管理，有助于檔案的規範化管理。
業務信息查詢
在這里，您可以查詢到所有的和業務相關的信息。主要有︰
幼兒信息，幼兒家庭信息（在園的幼兒和已經離園的幼兒）；園丁檔案；園丁考勤信息；衛生保健工作情況；營養食譜的制作情況；各種檢查記錄；教育保育工作計劃的制訂與執行情況；幼兒園收費記錄；各種教學資源情況等。
畢業生查詢
您可以通過輸入查詢關健字（如姓名、入學年份、畢業年份等）進行畢業生信息查詢，主要的查詢結果有畢業幼兒信息，家庭主要成員信息，父母電話等信息。此模塊目的在于今後幼兒園可以通過畢業幼兒的某種關系進行某些業務聯系。
第二節 幼兒成長檔案系統
幼兒園經常會在平時為幼兒們錄像、拍照或是記錄他們的成長歷程，可這些資料由于繁雜，很難反饋到家長手中，幼兒長大成人後想回溯自己往日的生活更是無從談起，而且即使在園內也很難保存完整。但是實際上，家長包括幼兒園都是非常喜愛和珍視這些難得的幼兒成長檔案的。
本系統可以將上述的寶貴記錄收集，分類整理，瀏覽增刪，並刻錄到光盤交給家長永久保存，將以前的難題輕松解決。
幼兒成長檔案光盤中將收錄如下幼兒的成長信息︰
幼兒基本信息收集
幼兒的基本信息包括幼兒的學號、姓名、生日、入園日期、父母親及家庭信息、所在班級、教師姓名、保育員姓名、幼兒照片等。
幼兒的每周營養食譜
系統自動整理幼兒園每周的帶量營養食譜，包括每餐的食品；原料組成和原料含量；按照雜糧、細糧、水果、蔬菜、肉蛋魚等分類的的食用量；每天攝入蛋白質、能量、脂肪、維生素A、胡蘿卜素三十種營養成分的營養量。這些信息將有助于家長了解幼兒園科學化的營養配餐形式，以及對孩子每周攝入的營養有所了解，同時也體現了幼兒園在幼兒伙食管理上的科學性，對今後幼兒園的招生工作有良好的促進作用。
幼兒的體檢信息
收錄了幼兒在園的身高、體重及生長發育評價，視力檢查結果及評價，牙齒檢查及齲齒與矯治的情況，听力檢查及評價，血液檢查及評價，以及心肺肝脾等常規檢查結果。
幼兒的在園免疫接種情況
收錄了幼兒在園期間，何時接種的何種疫苗的情況。 如2003.10.20接種的百白破疫苗。
幼兒的發展評價信息
收錄了幼兒在健康與動作發展評價、認知與語言發展評價、品德與社會性發展評價幼兒習慣與自助能力發展評價的信息。
“涂鴉珍藏”（幼兒作品收集）
保存幼兒在園內的繪畫、書法及手工作品，將其用掃描、拍攝的方法制成圖片文件，然後保存到計算機中。
幼兒的出缺勤記錄
收錄了幼兒每月有哪些天出勤，哪些天缺勤以及原因。
“精彩時刻”（幼兒在園活動的記錄與評價）
將幼兒在園的某項活動的情況進行記錄，包括活動的描述，園丁的活動點評，活動照片，以及錄像資料等，收集起來存入數據庫。
“生活點滴”（幼兒日常生活觀察記錄）
將幼兒平時在幼兒園內的生活趣事，令人捧腹的話語，忍俊不禁的動作記錄下來，上傳並保存到服務器數據庫中，也可以將您或家長已編輯好的文本文檔直接上傳保存。
教師評語
將教師給幼兒的評語記錄下來，保存到數據庫中。
在學年結束或幼兒畢業時，您可以在本系統中，將上述已上傳的相關資料歸類刻錄至光盤中，永久保存，並作為幼兒園的禮物饋贈家長，家長和幼兒可以在家中隨時通過本公司設計的精美交互界面瀏覽這些幼兒的成長檔案，追憶幼年的美好時光，這無疑會給家長和幼兒留下深刻而美好的印象，也為幼兒園在社會中立下新的口碑。
第三節 營養分析系統
營養分析是幼兒園科學化飲食的基礎，這個系統可以節省營養保健工作者的大量時間，同時又能輕松制訂和管理幼兒在園的營養計劃，使幼兒在一個合理的飲食條件下更加健康成長。同時也體現了一所幼兒園的科學化管理水平。
一周帶量營養食譜的制作
系統提供了科學化制作一周帶量食譜的手段，系統以全國營養學會的最新數據為依據，涵蓋了包括二十一大類一千五百余種食物原料的準確營養成分信息（已由我公司代為錄入）和各年齡段幼兒營養攝入量標準。只要您用鼠標操作幾下，能夠達到營養平衡要求的食譜就產生了，隨著食譜的產生，各種營養分析數據也隨之產生。
在公布食譜時，使每一個家長都知道您是在給幼兒進行科學化的飲食配餐。這種科學配餐的效應對幼兒園所產生的積極效應將是相當大的。
一月膳食計劃的制作
應用這組功能，您的幼兒園可以輕松制作膳食計劃，可以輕松獲得幼兒園每月的伙食費需求。使您的幼兒園真正做到按計劃制訂幼兒的伙食。這種管理思想在國外已經很普遍了。真誠希望您的園也能從中獲益。
每月幼兒的營養分析
這里提供了幼兒在園的實際膳食分析，只要您將每月所吃掉的食品及重量輸入計算機，經過計算，幼兒的各種營養指標就算出來了，和標準指標對比，就可知本月幼兒的實際營養情況了。
應用營養分析系統，將是幼兒園進行科學化飲食管理的最佳選擇，只要您將每月的食譜公布給家長，就證明您在幼兒園的膳食管理方面走在了其它園所的前面。
第四節 衛生保健系統
衛生保健系統是幫助保健醫生進行日常工作的系統，應用此系統可以使保健工作有序、規範、科學的進行。
幼兒定期的身體檢查
您可以應用此模塊先打印空白的體檢表，並附有上一次的體檢分析數據。拿著空表進行體檢記錄，然後將體檢結果輸入電腦即可。電腦能夠自動對體檢結果進行分析。可以自動給出幼兒的身體發展評價。
通過體檢系統也能自動產生肥胖兒童，營養不良兒童的清單，可以迅速和家長進行溝通。
不健康兒童專案管理
通過對園內體檢沒達標的幼兒進行專案管理，可以及時了解患兒的病情，重點照顧。對每次復查都進行詳細的登記，通過這樣的細致管理，可以使患兒很快回到健康兒童的行列。
專案管理主要包括以下幾方面︰
肥胖兒童專案管理、營養不良兒童專案管理、貧血兒童專案管理、佝僂病兒童專案管理、反復感染兒童專案管理。
傳染病預防
在這里，只要您輸入將要接種的疫苗，系統會自動給出哪些幼兒需要接種，並打印出名單來。 接種疫苗後，對接種情況進記錄。以後您可以輕松查看幼兒在園免疫接種情況。
十四個保健登記冊
這里將會記錄大部分保健工作所需的信息。如︰晨檢及全日健康觀察登記冊、交接班登記冊、健康教育冊、預防疾病藥物使用登記冊、紫外線消毒燈使用登記冊、家長聯系登記冊、伙委會會議記錄、體弱兒登記冊、兒童事故登記冊、傳染病登記冊、大型玩具檢查登記冊、缺點矯治登記冊、視力矯治登記冊、齲齒矯治登記冊、身高體重登記表等。
體檢統計
您可以定期對全園幼兒的體檢結果進行分析，以加強今後的衛生保健工作。
主要統計有︰幼兒出缺勤統計表、幼兒身體發育統計表、身高體重增長統計表、營養不良性疾病及肥胖癥統計表、五官保健統計表、兒童疾病統計表、預防接種統計表、傳染病發病統計表等。這些表也可幫助園長在宏觀上掌握全園的保健工作情況。
第五節 幼兒園收費管理
幼兒園收費的管理是幼兒園管理中比較復雜繁瑣的一個環節，使用本系統您可以實現設置收費項目、制定收費標準、收費登記、收費情況統計及報表打印等，使收費工作清晰合理有條不紊。
設定收費項目和收費標準
用于設定收費項目並設置收費標準，是收費的基礎信息。
收費、退費處理
對幼兒交納的各種費用進行收費登記，並能打印收費清單。每月自動對幼兒的應收費進行計算，根據實際情況自動進行退費的計算。
收費情況統計及報表打印
可以按月或按年對各類生源或全部幼兒的收費情況進行統計，並打印報表。
第六節 幼兒信息管理
幼兒園中所做的一切工作都是以孩子為中心開展的，幼兒管理也是工作的重中之重。本系統從幼兒入園、分班到升級、畢業，從插班、調班到退學完全實現，同時還包括幼兒信息的查詢和統計、幼兒考勤記錄、生源及班級信息維護等，使您對輕松全面的管理幼兒信息。
入園管理
實現對幼兒的入園登記，按照合理的年齡和性別比例完成復雜的分班操作。
幼兒基本情況管理
即可以對幼兒的生源類型和班級信息進行維護，又可以對幼兒的升級、畢業、退學、插班和調班進行管理。同時又可以根據各種條件查詢幼兒信息及對幼兒信息進行統計，並打印報表。
幼兒出勤管理
可以設定出勤日期、登記出勤情況並進行出勤情況統計
第六節 後勤管理
後勤的規範管理是幼兒園得以正常運營的先決條件。本模塊主要針對幼兒園的後勤管理，制定了一個比較規範的管理流程，解決了以往後勤管理比較混亂的問題，堵塞了管理上存在的漏洞。
該模塊針對廚房、資料室、資產和辦公用品制定了詳細的管理流程。
廚房物品管理
對廚房和廚房物品進行了分類，使管理更為簡化。
該模塊的主要功能有廚房物品及食品的購進登記、物品的報廢及損耗登記、食品定期消耗量的計算、物品盤存及盤存單管理。
資料室管理 主要功能有資料的購進、分配、報廢及存量查詢、圖書的借閱和歸還等。
資產管理 主要包括資產的分類管理、購進、分配、報廢及查詢等.
辦公用品管理
主要有辦公用品的采購、領用、損耗及使用量計算以及盤存等功能。
第七節 系統管理
系統管理主要的功能是保證整套軟件的正常運行，只有系統管理員和園長才有權力操作系統管理模塊。
用戶管理
主要有系統角色的設置和權限的分配，部門信息、教師信息、國籍類型等一些基礎信息的維護也在這個模塊中完成。同時該模塊還有在線用戶查看功能，登錄到系統中的用戶都會在數據庫中有登錄記錄，當他退出系統時記錄消除。
數據的備份和恢復
這個模塊主要是為了保障數據的安全性。提供按日期的數據備份功能。數據備份到服務器的其它存儲設備中。並且可以在數據遭到破壞和丟失的時候將指定日期備份的數據恢復到數據庫。數據恢復需有系統管理員的操作權限。數據恢復要有提示，是否覆蓋原有數據。
日志管理
在每一個操作環節中都要記錄操作日志，提供日志導出其它文件的功能
軟件注冊管理
該模塊包括使用單位注冊和軟件注冊。單位注冊的主要數據元素有︰國家、城市、機構名稱、部門名稱、聯系人、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件、系統注冊號等信息。以正確的注冊碼進行注冊，以保證軟件的合法使用權。
第四章 實施方案
整個軟件系統的安裝采用分步式實施方案，由簡單到復雜，使整個幼兒園的辦公管理有一個平滑的過渡。系統實施方案采用雙方單位的領導負責制。
雙方單位領導的職責︰
協調軟件項目組和園內各部門之間的關系，使有關各方積極有效地配合項目組開展工作。對整個項目建設過程的進度、計劃、質量等活動進行宏觀監督。
第五章 服務與培訓
培訓︰軟件安裝後，要進行軟件的使用培訓，培訓期至幼兒園能夠熟練操作軟件為止。我公司在每天8小時內提供免費的技術支持。
服務︰幼兒園在軟件安裝後的一年內享受免費的技術服務，一年後視情況另行決定。
部分成功客戶︰
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